4. Einstellungen
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Einstellungen
Im Abschnitt Einstellungen finden Sie alle Parameter der App.
Die Einstellungen gliedern sich in sieben Abschnitte:
Benutzer
Rufumleitung
Warteschlangen
Funktionstasten
Fax
Download
Info
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Benutzer
Der Bereich Benutzer besteht aus zwei Registerkarten: Allgemein und Anrufeinstellungen.
Auf der Registerkarte Allgemein können Sie
Zur User Profile Application gehen, um Ihren Benutzernamen (E-Mail-Adresse), Ihr Passwort und die Sprache Ihrer App zu ändern
Ihr Primärgerät auswählen
Sie können ein Primärgerät aus einer vorkonfigurierten Liste von Geräten auswählen, die von Ihrem Administrator festgelegt wurde, z. B. Web App, mobile App, Tischtelefon usw. Wenn Sie Teil einer Skill-Gruppe oder einer Warteschlange sind, erhalten Sie Anrufe nur auf Ihrem primären Gerät.
Fokusmodus aktivieren/deaktivieren
Im Fokusmodus erhalten Sie keine Anruf-Popups, wenn Ihre App im Hintergrund läuft.
Willkommensklang aktivieren/deaktivieren
Der Willkommensklang ist der beim Starten der App zu hören.
Die Gegensprechfunktion aktivieren/deaktivieren
Die Gegensprechfunktion ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Ihr Gerät als Gegensprechanlage gekennzeichnet und Sie es als primäres Endgerät ausgewählt haben, kann ein Anrufer den Sterncode *80 + die Nummer Ihrer Nebenstelle verwenden, um direkt zu Ihnen durchgestellt zu werden, ohne dass Ihr Telefon klingelt.
Das Land für Notrufe auswählen
Sie können ein Land aus einer vorkonfigurierten Liste von Ländern auswählen, die von Ihrem Administrator festgelegt wurde.
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In der Registerkarte Anrufeinstellungen finden Sie drei Unterabschnitte
Anrufbehandlung
Voicemail
Transkriptionen
Im Unterabschnitt Anrufbehandlung können Sie
die Anklopferkennung aktivieren/deaktivieren
Das Anklopfen ist standardmäßig deaktiviert. Das bedeutet, dass Sie während eines Gesprächs nicht über einen weiteren eingehenden Anruf informiert werden. Ist die Anklopffunktion hingegen aktiviert, werden Sie über einen weiteren eingehenden Anruf informiert – in der Regel durch ein kurzes akustisches Signal, das aus zwei kurzen, schnell aufeinanderfolgenden Tönen besteht. In diesem Fall erhält der Anrufer kein Besetztzeichen, sondern hört das normale Freizeichen.Paralleleanruf aktivieren/deaktivieren
Parallelanruf ist standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie Parallelanruf aktivieren, können Sie einen Nebenstellennamen oder Telefonnummer auswählen und speichern. Wenn Sie einen eingehenden Anruf erhalten, klingeln sowohl Ihre Nebenstelle als auch die von Ihnen eingetragene Nebenstelle/Telefonnummer.
Im Unterabschnitt Voicemail können Sie
Die Option Voicemails per E-Mail senden aktivieren/deaktivieren
Die Option Voicemails nach dem Versenden per E-Mail löschen aktivieren/deaktivieren
Ihre Voicemail-PIN ändern
Im Unterabschnitt Transkriptionen können Sie
Die Option Anruftranskriptionen immer zulassen aktivieren/deaktivieren
Diese Einstellung gilt derzeit nur für ausgehende Anfragen. Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Aktivierung dieser Option den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmen.
Die Option E-Mail-Benachrichtigungen für Tischtelefon-Transkripte erhalten aktivieren/deaktivieren
Wenn Sie diese Option aktivieren, erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein neues Anruftranskript verfügbar ist, wenn Ihre Nebenstelle auf einem Tischtelefon verwendet wird. Bitte beachten Sie, dass Anruftranskripte jederzeit über die Digital Phone Web App, Desktop App und in mobilen Apps verfügbar sind.
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Rufumleitung
Hier können Sie Einstellungen zu Rufumleitungen setzten.
Mehr dazu im Kapitel Rufumleitung.
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Warteschlangen
In diesem Abschnitt können Sie Warteschlangen konfigurieren und verwalten.
Mit der Warteschlange können Sie eingehende Anrufe auf "Halten" setzen, ohne sie zu bearbeiten oder an das gewünschte Ziel weiterzuleiten. Während sich der Anrufer in der Warteschlange befindet, hört er voraufgezeichnete Musik oder Sprachnachrichten. Warteschlangen werden häufig in Callcentern eingesetzt, wenn nicht genügend Mitarbeiter vorhanden sind, um ein hohe Zahl eingehender Anrufe zu bearbeiten. Der Operator im Callcenter erhält dabei Informationen über die Anzahl der Anrufer in der Warteschlange und die Dauer der Wartezeit. So kann er flexibel auf Nachfragespitzen reagieren, indem er zusätzliche Callcenter-Mitarbeiter einsetzt.
So fügen Sie eine Warteschlange hinzu:
Klicken Sie auf das + Symbol in der oberen rechten Ecke.
⇒ Ein Pop-up-Fenster zum Hinzufügen einer Warteschlange erscheint.Suchen Sie nach dem Namen der Warteschlange.
⇒ Eine Dropdown-Liste mit Warteschlangen wird angezeigt.Wählen Sie eine Warteschlange aus.
Klicken Sie auf Speichern.
⇒ Die Warteschlange wurde zu Ihrer Liste hinzugefügt.
Um sich von einer Warteschlange abzumelden:
Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Warteschlange.
⇒ Auf der linken Seite erscheint die Schaltfläche Abmelden aus der Warteschlange.Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um sich von der Warteschlange abzumelden.
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Funktionstasten
In diesem Abschnitt können Sie Funktionstasten für den schnellen Zugriff in Ihrer Favoritenliste hinzufügen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + in der oberen rechten Ecke.
⇒Ein neues Fenster öffnet sich.Wählen Sie unter Position eine Nummer aus, um festzulegen, wo Ihre Funktionstaste in Ihrer Liste erscheinen soll.
Unter Name vergeben Sie einen Namen für Ihre Funktionstaste.
Wählen Sie unter Typ den Typ einer Funktionstaste aus.
Geben Sie unter Ziel eine Durchwahlnummer, einen Kontaktnamen oder einen Funktionscode ein.
Sollten Sie sich für einen Funktionscode entscheiden, achten Sie darauf, dass Sie ihn im richtigen Format eingeben, d. h. * + Nummer, z. B. *80.Klicken Sie auf Speichern.
⇒ Die neue Funktionstaste wurde hinzugefügt und wird in Ihrer Liste angezeigt.
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Fax
Wenn Sie eine Fax-Nebenstelle haben, können Sie diese auch mit Ihrer App verbinden, um Faxe zu senden und zu empfangen. Bitte beachten Sie, dass dies von Ihrem Administrator eingerichtet werden muss.
Um Ihre Nebenstelle zu verbinden, benötigen Sie Ihren Fax-Login und Ihre PIN. Die Daten erhalten Sie von Ihrem Administrator.
Fax
Klicken Sie auf Fax hinzufügen oder auf den Button +.
⇒ Ein neues Fenster erscheint.Geben Sie Ihren Fax-Login und Ihre PIN ein.
Klicken Sie auf Speichern.
⇒ Das Fax wird zu Ihrer Liste hinzugefügt.
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Ein Fax versenden
Nach dem Sie eine Fax-Nebenstelle hinzugefügt haben, wird die Faxfunktion im Menü auf der linken Seite angezeigt.
In Bereich Fax können Sie:
Ihre Faxhistorie einsehen
Faxe senden
Um ein Fax zu senden:
Wählen Sie einen eFax Namen aus dem Dropdown-Menü, falls Sie mehr als eine Fax-Nebenstelle hinzugefügt haben.
Geben Sie die Rufnummer ein, an die Sie das Fax senden möchten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit Deckblatt senden, falls Sie Ihrem Fax ein Deckblatt beifügen möchten.
Ziehen Sie die PDF-Datei, die Sie als Fax versenden möchten, per Drag&Drop in den Vorschau-Bereich auf der rechten Seite.
⇒ Die Datei wird in der Vorschau angezeigt.Klicken Sie auf Senden.
⇒ Die Nachricht Fax wird zur Warteschlange hinzufügefügt wird am unteren Rand des Bildschirms eingeblendet. Ihr Fax wurde erfolgreich gesendet.
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Ein Fax-Deckblatt hinzufügen
So fügen Sie ein Fax-Deckblatt hinzu:
Klicken Sie auf den + Button im Feld Deckblatt hinzufügen.
Geben Sie den Namen, den Betreff und einen freien Text für Ihr Fax-Deckblatt ein. Die Vorschau für Ihr Fax-Deckblatt wird auf der rechten Seite angezeigt. Bitte beachten Sie, dass das Datum und der Absender automatisch hinzugefügt werden.
Klicken Sie auf Speichern.
⇒ Das Deckblatt wurde zu Ihrer Liste hinzugefügt.
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Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, verschlüsselte PDF-Dateien oder PDF-Dateien mit editierbaren Feldern als Fax über die Web App zu versenden.
PDF ist passwortgeschützt
Wenn eine PDF-Datei passwortgeschützt ist:
1. Öffnen Sie die PDF-Datei in Acrobat Reader.
2. Gehen Sie zu Datei > Eigenschaften > Sicherheit.
3. Prüfen Sie unter Dokumentensicherheit, ob die PDF-Datei passwortgeschützt ist.
Seitenextraktion ist nicht erlaubt
Wenn die Seitenextraktion nicht erlaubt ist:
1. Öffnen Sie die PDF-Datei in Acrobat Reader.
2. Gehen Sie zu Datei > Eigenschaften > Sicherheit.
3. Prüfen Sie die Seitenextraktion.
→ Wenn "Nicht zulässig" angezeigt wird, wurde die Einstellung automatisch bei der Erstellung der PDF-Datei festgelegt.
4. Erzeugen Sie die PDF-Datei ggf. erneut.
PDF-Dateien mit bearbeitbaren Feldern
Wenn eine PDF-Datei bearbeitbare Felder enthält:
Drucken Sie die Datei als PDF-Datei.
→ Sie erhalten eine PDF-Datei, die nicht bearbeitet werden kann.
→ Sie können die Datei jetzt versenden.
Download
In diesem Bereich finden Sie die aktuelle Version der Desktop Apps für Windows und macOS zum Download:
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Info
Hier finden Sie weitere Informationen zur App:
Current app version
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